Guide e consigli

Quando due licenze Office vengono visualizzate una accanto all'altra, la dicitura «Standard» o «Professional Plus» da sola non dice molto. La risposta breve, però, sta in una sola parola: Access. Il resto (Publisher, Skype for Business) è scomparso dalla suite oppure ha smesso di essere un criterio di scelta. Ecco cosa contiene esattamente ciascuna edizione, che cosa documenta realmente Microsoft e come capire quale fa al caso vostro.

Una precisazione terminologica prima di entrare nei dettagli. «Standard» e «Professional Plus» sono nomi di edizioni professionali di Office, da non confondere con le edizioni per il grande pubblico «Famiglia» o «Famiglia e Studenti», che seguono una logica di composizione completamente diversa. Nella documentazione Microsoft, le versioni 2021 e 2024 compaiono con i nomi Office LTSC 2021 e Office LTSC 2024: è il lessico che incontrerete se andrete a verificare alla fonte.

La base comune: Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Cominciamo dall'aspetto più importante, perché è ciò che la maggior parte delle persone cerca in realtà: Word, Excel, PowerPoint e Outlook sono presenti in entrambe le edizioni. Senza eccezioni, indipendentemente dall'anno della versione. Anche OneNote, nella sua versione desktop.

È importante sottolineare un punto spesso frainteso: Standard non è una versione ridotta o limitata di Word ed Excel. Sono esattamente le stesse applicazioni, con le stesse funzioni, gli stessi formati di file e le stesse possibilità per le macro VBA. Una cartella di lavoro Excel creata con Professional Plus si apre allo stesso modo con Standard. Tabelle pivot, Power Query, stampa unione di Word, regole di Outlook, formattazione condizionale: tutto questo è comune a entrambe le edizioni.

In altre parole, se il vostro utilizzo si limita a redigere documenti, gestire fogli di calcolo, creare presentazioni e gestire la posta elettronica, le due edizioni fanno esattamente le stesse cose. La scelta non dipende da questo.

Cosa aggiunge Professional Plus

La differenza riguarda software aggiuntivi, non il contenuto dei software comuni. E questo elenco si è ridotto da una generazione all'altra.

Una precisazione doverosa prima della tabella. Microsoft pubblica la composizione dettagliata dell'edizione Professional Plus, e solo di quella: non esiste una pagina equivalente dedicata a Standard. Le colonne «Pro Plus» qui sotto sono quindi direttamente documentate da Microsoft; le colonne «Standard» ricostruiscono quanto riportato costantemente nelle descrizioni commerciali, riconducibile sempre alla stessa regola: Standard è Professional Plus senza Access.

Leggete questa tabella riga per riga anziché colonna per colonna e il dato salta agli occhi: Access è l'unica riga che distingue Standard da Professionnel Plus nelle tre generazioni. Publisher, invece, non ha mai differenziato le due edizioni: è presente in entrambe nel 2019 come nel 2021 e in nessuna delle due nel 2024. Pertanto, non è mai un argomento per passare a un'edizione superiore.

Resta Skype for Business, la seconda differenza sulla carta, ma sempre meno rilevante. Microsoft scrive che « Office LTSC Professionnel Plus 2024 comprende Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint e Word » e precisa che Skype for Business viene offerto soltanto come installazione facoltativa durante il programma di installazione. In altre parole, nel 2024 questo componente non viene nemmeno installato per impostazione predefinita sul computer, nemmeno nell'edizione Professionnel Plus. Vedremo più avanti perché non dovrebbe influire su alcuna decisione d'acquisto. Quanto a Publisher, è scomparso dalla suite 2024 e Microsoft ne spiega il motivo senza mezzi termini: il prodotto è a fine vita.

Su 123 Licence, Office 2024 Standard e Office 2024 Professionnel Plus sono proposti allo stesso prezzo, 29,99 € IVA inclusa per una licenza destinata a 3 postazioni, ovvero meno di 10 € per postazione. La questione quindi non è economica: bisogna capire se Access vi è utile.

A cosa serve realmente Access

Access è l'unica vera questione nella scelta, quindi analizziamola seriamente.

Access è un sistema di gestione di database desktop. Memorizza i dati in un unico file (.accdb) e consente di costruirvi sopra una piccola applicazione: tabelle collegate tra loro, query per interrogare e incrociare i dati, maschere di inserimento con campi controllati e report stampabili e impaginati.

La differenza rispetto a Excel non riguarda le dimensioni del file, contrariamente a quanto si legge spesso. È strutturale. In Excel, ogni riga è indipendente e nulla impedisce di inserire « Dupont », « DUPONT » e « Dupond » in tre righe diverse. In Access, il cliente esiste una sola volta in una tabella Clienti e ogni ordine vi fa riferimento. Se correggete il nome, viene corretto ovunque. Potete anche impedire inserimenti incoerenti, imporre un formato e impedire l'eliminazione di un cliente che ha ordini in corso.

I casi in cui Access è lo strumento giusto sono abbastanza facili da individuare: un file dei soci con lo storico delle quote associative, una gestione del magazzino con entrate e uscite, il monitoraggio di un parco attrezzature, un registro degli interventi, una base documentale di officina. In altre parole, ogni volta che avete diversi tipi di oggetti collegati tra loro e un inserimento ripetuto nel tempo.

Vale la pena conoscere anche i suoi limiti. Un file Access è limitato a 2 GB. La condivisione tra più utenti avviene tramite un file collocato in una cartella di rete, una soluzione che rimane fragile oltre pochi utenti simultanei.

Inoltre Access non esiste su macOS: Microsoft lo indica chiaramente nella sua documentazione. Se lavorate su Mac, quindi, la questione Standard o Professional Plus non si pone e nessuna edizione di Office per Mac vi fornirà Access: dovrete cercare la soluzione altrove, rivolgendovi a un software per database su Mac, a uno strumento di gestione online o a un computer Windows. Per il resto della suite per ufficio, invece, le edizioni per Mac sono raggruppate in Office per Mac.

Un'ultima precisazione utile: se avete solo bisogno di utilizzare un database Access sviluppato da qualcun altro, senza modificarlo, Microsoft distribuisce gratuitamente un ambiente di runtime Access (Access Runtime). Apre ed esegue l'applicazione, ma non consente di progettarne una. Molte postazioni aziendali non hanno bisogno di altro.

Publisher: a cosa serve e perché bisogna agire ora

Publisher è un software di desktop publishing di fascia base. Mentre Word ragiona in termini di flusso continuo di testo, Publisher ragiona per blocchi posizionati liberamente sulla pagina. Lo si usava per volantini, brochure, bollettini associativi, biglietti da visita, partecipazioni: tutto ciò che richiede un layout al millimetro, anziché un documento che scorre.

Il suo destino è segnato e la scadenza è vicina. Microsoft indica che Publisher non sarà più supportato dopo ottobre 2026 e fissa persino una data più ravvicinata per gli abbonati a Microsoft 365: a partire dal 1° ottobre 2026, Publisher non aprirà più i loro file .pub. Microsoft chiede loro esplicitamente di convertire i file esistenti prima di tale data. Siamo ad agosto 2026: restano solo poche settimane.

Cogliamo l'occasione per correggere un'idea diffusa: un file .pub non è illeggibile ovunque altrove. LibreOffice Draw, gratuito, sa importarli su Windows, macOS e Linux grazie al motore libmspub derivato dal progetto Document Liberation. La resa peggiora tuttavia con i layout complessi (blocchi spostati, caratteri sostituiti). Solo Publisher restituisce fedelmente un .pub. Il metodo corretto resta quindi quello raccomandato da Microsoft: esportare in PDF tutto ciò che deve solo rimanere consultabile o ristampabile, riconvertire in Word ciò che deve rimanere modificabile, accettando differenze nel layout, e ricostruire i modelli ricorrenti in uno strumento di desktop publishing durevole.

Conseguenza diretta per il vostro acquisto: non acquistate un'edizione Professional Plus per Publisher. Da un lato è presente anche nelle edizioni Standard 2019 e 2021, dall'altro è ormai arrivato al capolinea.

Skype for Business e il suo stato

Skype Entreprise (Skype for Business) compare ancora nell'elenco delle applicazioni di Professionale Plus. Non bisogna fraintenderne la natura: non ha nulla a che vedere con Skype per il grande pubblico. È un client di messaggistica istantanea, chiamate e riunioni destinato alle aziende che gestiscono internamente un server Skype for Business.

La sua situazione attuale si riassume rapidamente. Il servizio ospitato da Microsoft, Skype for Business Online, è stato ritirato il 31 luglio 2021 e sostituito da Teams. Per quanto riguarda il server installato in sede, Skype for Business Server 2019 è a sua volta uscito dal supporto esteso nell'ottobre 2025; solo un'edizione in abbonamento rimane supportata, per le organizzazioni che non hanno completato la migrazione a Teams. E in Office 2024, il client non viene più installato automaticamente: viene proposto come opzione durante l'installazione.

In altre parole, per un privato, un libero professionista o una microimpresa, questo componente non serve a nulla. Non deve mai influire sulla decisione d'acquisto.

Chi ha bisogno di Professionale Plus

Scelga Professionale Plus se uno di questi casi la riguarda:

• Deve aprire o far evolvere un database Access esistente, spesso ereditato da un ex collega o da un fornitore.
• Gestisce un archivio di clienti, soci, pazienti o fornitori con uno storico, e il suo foglio Excel è diventato ingestibile: duplicati, formule danneggiate, fogli che si duplicano.
• Tiene sotto controllo un magazzino, un parco informatico o la pianificazione degli interventi, con inserimenti quotidiani da parte di più persone.
• Ha bisogno di produrre report stampati impeccabili a partire dai dati: solleciti, bolle di consegna, elenchi filtrati e impaginati.
• È formatore, studente o candidato a una certificazione di informatica d'ufficio il cui programma include Access.

In queste situazioni, la versione da scegliere è Office 2024 Professionale Plus, per i motivi legati al calendario spiegati più avanti.

Chi può farne a meno

La maggior parte degli utenti, a dire il vero. Se non sapeva che cosa fosse Access prima di leggere questo articolo, non ne ha bisogno.

Excel copre ampiamente gli utilizzi come «elenco»: un foglio di monitoraggio, un cruscotto, un budget, un inventario semplice. Il suo limite teorico è di 1 048 576 righe per foglio, una soglia che la maggior parte delle attività non raggiunge mai. E per le esigenze che superano Excel, la risposta moderna raramente è Access: più spesso si tratta di un software gestionale, uno strumento di gestione online o un vero database server.

Standard è quindi adatto se il suo lavoro ruota attorno a documenti, fogli di calcolo, presentazioni e posta elettronica, vale a dire alla stragrande maggioranza delle postazioni d'ufficio. Anche l'installazione è leggermente più leggera, con meno componenti installati sul computer.

La scelta in base al lavoro

Alcuni riferimenti concreti per decidere rapidamente.

• Studente, uso familiare, lavoro amministrativo da remoto: Standard è più che sufficiente. Word, Excel, PowerPoint e Outlook coprono tutto.
• Artigiano, commerciante, lavoratore autonomo: Standard nella maggior parte dei casi. Preventivi e fatture vengono gestiti con Word o con un software di fatturazione dedicato, non con Access.
• Contabilità, controllo di gestione, analisi: Standard è sufficiente se vivete in Excel. Professional Plus diventa utile non appena gestite regolarmente grandi estrazioni da confrontare tra loro.
• Associazione, club, amministrazione condominiale volontaria: Professional Plus è spesso pertinente, perché la gestione nel tempo degli associati e delle quote è esattamente il terreno di Access.
• Supporto informatico, amministrazione di sistema, ufficio tecnico: Professional Plus. Vi imbatterete in database Access, se non altro in quelli degli altri.
• Grafica, comunicazione, impaginazione: nessuna delle due risolverà il problema. Publisher cesserà di esistere nell'ottobre 2026 e uno strumento di desktop publishing dedicato sarà comunque più adatto.

2021 o 2024: la questione della versione

La scelta dell'annata oggi conta quanto quella dell'edizione e non è più davvero aperta. Office 2021 arriverà a fine supporto il 13 ottobre 2026: nel momento in cui scriviamo queste righe, nell'agosto 2026, mancano meno di due mesi. Dopo questa data non ci saranno più correzioni di sicurezza. I software continueranno ad aprirsi e a funzionare, ma acquistereste una generazione già alla fine del suo ciclo. Office 2019 si trova in questa situazione dal 14 ottobre 2025.

Se acquistate pensando agli anni a venire, la generazione 2024 è quindi la scelta predefinita: Microsoft ha annunciato che la manterrà fino a ottobre 2029. Troverete entrambe le edizioni nella raccolta Microsoft Office 2024. Un'edizione 2021 è ancora giustificata solo in un caso preciso: una compatibilità già verificata con un dispositivo o un'applicazione esistente che la impone. Office 2021 Professional Plus è ancora disponibile, ma acquistatelo conoscendone la scadenza. Queste date del ciclo di vita sono pubblicate da Microsoft e fanno fede: verificatele nel momento in cui leggete queste righe.

In sintesi

Word, Excel, PowerPoint, Outlook e OneNote sono identici nelle due edizioni. Access è l'unica differenza che cambia qualcosa nel vostro lavoro. Publisher non ha mai distinto Standard da Professional Plus e scomparirà nell'ottobre 2026. Skype for Business riguarda solo le organizzazioni dotate di un server dedicato. Se sapete perché vi serve Access, scegliete Professional Plus; altrimenti, Standard svolgerà esattamente lo stesso lavoro.

Su 123 Licenza, qualunque sia l'edizione scelta, la licenza è prevista per 3 dispositivi, la chiave viene inviata via e-mail in pochi minuti e la fattura include l'IVA.