Guías y consejos

Cuando dos licencias de Office aparecen una junto a otra, la mención «Standard» o «Professional Plus» no dice gran cosa por sí sola. Sin embargo, la respuesta breve cabe en una palabra: Access. El resto (Publisher, Skype Empresarial) ha desaparecido de la suite o ha dejado de ser un criterio de elección. Esto es lo que contiene exactamente cada edición, lo que Microsoft documenta realmente y cómo saber cuál le corresponde.

Una aclaración terminológica antes de entrar en detalle. «Standard» y «Professional Plus» son nombres de ediciones profesionales de Office, que no deben confundirse con las ediciones para el público general «Familia» o «Familia y Estudiantes», que no siguen en absoluto la misma lógica de composición. En la documentación de Microsoft, las versiones de 2021 y 2024 aparecen con los nombres Office LTSC 2021 y Office LTSC 2024: este es el vocabulario que encontrará si consulta la fuente.

La base común: Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Empecemos por lo más importante, porque es lo que la mayoría de la gente busca en realidad: Word, Excel, PowerPoint y Outlook están presentes en ambas ediciones. Sin excepción, independientemente del año de la versión. OneNote también, en su versión de escritorio.

Hay que insistir en un punto que a menudo se entiende mal: Standard no es una versión limitada o recortada de Word y Excel. Son exactamente las mismas aplicaciones, con las mismas funciones, los mismos formatos de archivo y las mismas posibilidades de macros VBA. Un libro de Excel creado con Professional Plus se abre de forma idéntica en Standard. Las tablas dinámicas, Power Query, la combinación de correspondencia de Word, las reglas de Outlook y el formato condicional: todo eso es común.

En otras palabras, si su uso se limita a redactar documentos, trabajar con hojas de cálculo, crear presentaciones y gestionar el correo, ambas ediciones hacen exactamente lo mismo. La elección no se decide ahí.

Lo que añade Professional Plus

La diferencia se refiere a software adicional, no al contenido de los programas comunes. Además, esta lista se ha reducido de una generación a otra.

Una precisión de honestidad antes de la tabla. Microsoft publica la composición detallada de la edición Professional Plus, y solo de esa edición: no existe una página equivalente dedicada a Standard. Por tanto, las columnas «Pro Plus» que aparecen a continuación tienen como fuente directa a Microsoft; las columnas «Standard» reconstruyen lo que describen de forma constante las fichas comerciales, que siempre se resume en la misma regla: Standard es Professional Plus sin Access.

Lea esta tabla línea por línea en lugar de columna por columna, y la conclusión salta a la vista: Access es la única línea que diferencia Standard de Professional Plus en las tres generaciones. Publisher, por su parte, nunca ha diferenciado las dos ediciones: aparece en ambas en 2019 y 2021, y en ninguna de las dos en 2024. Por tanto, en ningún momento es un argumento para subir de categoría.

Queda Skype Empresarial, la segunda diferencia sobre el papel, pero cada vez menos relevante en la práctica. Microsoft escribe que «Office LTSC Professional Plus 2024 incluye Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint y Word», y precisa que Skype Empresarial solo se ofrece para su instalación opcional durante el proceso de instalación. En otras palabras, en 2024 este componente ni siquiera se instala de forma predeterminada en el equipo, tampoco en Professional Plus. Más adelante veremos por qué no debe influir en ninguna decisión de compra. En cuanto a Publisher, ha desaparecido de la suite de 2024, y Microsoft explica el motivo sin rodeos: el producto está al final de su ciclo de vida.

En 123 Licence, Office 2024 Standard y Office 2024 Professional Plus se anuncian al mismo precio: 29,99 € con IVA incluido por una licencia prevista para 3 equipos, es decir, menos de 10 € por equipo. Por tanto, la cuestión no es presupuestaria: se trata de saber si Access le resulta útil.

Para qué sirve realmente Access

Access es el único factor realmente decisivo de la elección, así que expliquémoslo seriamente.

Access es un gestor de bases de datos de escritorio. Almacena los datos en un único archivo (.accdb) y permite construir encima una pequeña aplicación: tablas relacionadas entre sí, consultas para consultar y cruzar los datos, formularios de introducción con campos controlados y informes imprimibles maquetados.

La diferencia con Excel no es una cuestión del tamaño del archivo, al contrario de lo que se suele leer. Es estructural. En Excel, cada fila es independiente y nada impide introducir «Dupont», «DUPONT» y «Dupond» en tres filas distintas. En Access, el cliente existe una sola vez en una tabla Clientes y cada pedido hace referencia a él. Si corrige el nombre, se corrige en todas partes. También puede impedir una introducción incoherente, imponer un formato y evitar que se elimine un cliente que tenga pedidos en curso.

Los casos en los que Access es la herramienta adecuada son bastante identificables: un archivo de socios con historial de cuotas, una gestión de inventario con entradas y salidas, un seguimiento del parque de equipos, un registro de intervenciones o una base documental de taller. En resumen, siempre que tenga varios tipos de objetos relacionados entre sí y una introducción de datos repetida a lo largo del tiempo.

También conviene conocer sus limitaciones. Un archivo de Access está limitado a 2 GB. El uso compartido entre varias personas se realiza mediante un archivo ubicado en una carpeta de red, lo que sigue siendo frágil cuando hay más de unos pocos usuarios simultáneos.

Además, Access no existe para macOS: Microsoft lo indica claramente en su documentación. Si trabaja en Mac, la cuestión de Standard o Professional Plus no se plantea, por lo que ninguna edición de Office para Mac le proporcionará Access: tendrá que buscar la solución en otro lugar, ya sea en un programa de bases de datos para Mac, una herramienta de gestión en línea o un equipo con Windows. Para el resto de la suite ofimática, en cambio, las ediciones para Mac están agrupadas en Office para Mac.

Una última precisión útil: si solo necesita utilizar una base de datos de Access desarrollada por otra persona, sin modificarla, Microsoft distribuye gratuitamente un entorno de ejecución de Access (Access Runtime). Abre y ejecuta la aplicación, pero no permite diseñar una. Muchos equipos empresariales no necesitan nada más.

Publisher: para qué sirve y por qué hay que actuar ahora

Publisher es un programa de autoedición de nivel básico. Mientras Word trabaja con un flujo continuo de texto, Publisher trabaja con bloques que se colocan libremente en la página. Se utilizaba para folletos, dípticos, boletines de asociaciones, tarjetas de visita y participaciones: todo lo que requiere una maquetación al milímetro, en lugar de un documento que fluye.

Su destino está sellado y la fecha límite está cerca. Microsoft indica que Publisher dejará de recibir soporte después de octubre de 2026, y fija incluso una fecha más próxima para los suscriptores de Microsoft 365: a partir del 1 de octubre de 2026, Publisher dejará de abrir sus archivos .pub. Microsoft les pide explícitamente que conviertan sus archivos existentes antes de esa fecha. Estamos en agosto de 2026: solo quedan unas semanas.

De paso, corrijamos una idea equivocada: un archivo .pub no es ilegible en todos los demás programas. LibreOffice Draw, gratuito, sabe importarlos en Windows, macOS y Linux gracias al motor libmspub, surgido del proyecto Document Liberation. Sin embargo, la representación se degrada en diseños complejos (bloques desplazados, fuentes sustituidas). Solo Publisher reproduce fielmente un .pub. Por tanto, el método adecuado sigue siendo el que recomienda Microsoft: exportar a PDF todo lo que solo deba consultarse o volver a imprimirse, reconvertir a Word lo que deba seguir siendo editable, aceptando diferencias de diseño, y reconstruir sus plantillas recurrentes en una herramienta de autoedición con futuro.

Consecuencia directa para su compra: no compre una edición Professional Plus para Publisher. Por un lado, también figura en las ediciones Standard 2019 y 2021; por otro, está llegando al final de su vida útil.

Skype Entreprise y su estado

Skype Entreprise (Skype for Business) todavía aparece en la lista de aplicaciones de Professional Plus. No hay que confundirse sobre qué es: no tiene nada que ver con el Skype para consumidores. Es un cliente de mensajería instantánea, llamadas y reuniones destinado a empresas que utilizan un servidor interno de Skype for Business.

Su situación actual se resume rápidamente. El servicio alojado por Microsoft, Skype for Business Online, se retiró el 31 de julio de 2021 y fue sustituido por Teams. En cuanto al servidor instalado localmente, Skype for Business Server 2019 dejó de contar con soporte ampliado en octubre de 2025; solo se mantiene una edición por suscripción para las organizaciones que aún no han completado su migración a Teams. Y en Office 2024, el cliente ya no se instala automáticamente: se ofrece como opción durante la instalación.

En otras palabras, para un particular, un autónomo o una microempresa, este componente no sirve para nada. Nunca debe influir en tu decisión de compra.

Quién necesita Professional Plus

Elige Professional Plus si uno de estos casos te describe:

• Debes abrir o modificar una base de datos Access existente, a menudo heredada de un antiguo compañero o proveedor.
• Gestionas un archivo de clientes, afiliados, pacientes o proveedores con un historial, y tu libro de Excel se vuelve inmanejable: duplicados, fórmulas rotas y hojas que se duplican.
• Gestionas un inventario, un parque informático o un calendario de intervenciones, con registros diarios realizados por varias personas.
• Necesitas generar informes impresos impecables a partir de datos: recordatorios, albaranes, listas filtradas y documentos maquetados.
• Eres formador, estudiante o candidato a una certificación ofimática cuyo programa incluye Access.

En estas situaciones, la versión que debes elegir es Office 2024 Professional Plus, por las razones relacionadas con el calendario que se detallan más abajo.

Quién puede prescindir de él

La mayoría de los usuarios, sinceramente. Si no sabías qué era Access antes de leer este artículo, no lo necesitas.

Excel cubre ampliamente los usos de tipo «lista»: una hoja de seguimiento, un panel, un presupuesto o un inventario sencillo. Su límite teórico es de 1 048 576 filas por hoja, una cifra que la mayoría de las actividades nunca alcanza. Y para las necesidades que superan Excel, la respuesta moderna rara vez es Access: suele ser más bien un software empresarial, una herramienta de gestión en línea o una verdadera base de datos de servidor.

Por tanto, Standard es adecuado si tu trabajo gira en torno a documentos, hojas de cálculo, presentaciones y correo electrónico, es decir, la inmensa mayoría de los puestos de oficina. La instalación también es algo más ligera, con menos componentes instalados en el equipo.

La elección según la profesión

Algunas referencias concretas para decidir rápido.

• Étudiant, usage familial, télétravail administratif : Standard suffit largement. Word, Excel, PowerPoint et Outlook couvrent tous les besoins.
• Artisan, commerçant, indépendant : Standard dans la plupart des cas. Les devis et les factures passent par Word ou par un logiciel de facturation dédié, pas par Access.
• Comptabilité, contrôle de gestion, analyse : Standard suffit si vous travaillez principalement dans Excel. Professionnel Plus devient utile dès que vous manipulez régulièrement de gros volumes d’extractions à recouper entre elles.
• Association, club, syndic bénévole : Professionnel Plus est souvent pertinent, car la gestion des adhérents et des cotisations dans le temps correspond exactement au domaine d’Access.
• Support informatique, administration système, bureau d’études : Professionnel Plus. Vous serez amené à utiliser des bases Access, ne serait-ce que celles des autres.
• Graphisme, communication, mise en page : ni l’une ni l’autre ne résoudra le problème. Publisher s’arrête en octobre 2026, et un outil de PAO dédié sera de toute façon plus adapté.

2021 ou 2024 : la question de la version

Le choix de l’année compte aujourd’hui autant que celui de l’édition, et il n’est plus vraiment ouvert. Office 2021 arrive en fin de support le 13 octobre 2026 : au moment où ces lignes sont écrites, en août 2026, il reste moins de deux mois. Passée cette date, il n’y aura plus de correctifs de sécurité. Les logiciels continueront à s’ouvrir et à fonctionner, mais vous achèteriez une génération déjà en fin de cycle. Office 2019 est dans ce cas depuis le 14 octobre 2025.

Si vous achetez pour les années à venir, la génération 2024 est donc le choix par défaut : Microsoft annonce la maintenir jusqu’en octobre 2029. Vous retrouverez les deux éditions dans la collection Microsoft Office 2024. Une édition 2021 ne se justifie plus que dans un cas précis : une compatibilité déjà validée avec un poste ou une application existante qui l’impose. Office 2021 Professionnel Plus reste alors disponible, mais achetez-le en connaissant l’échéance. Ces dates de cycle de vie sont publiées par Microsoft et font foi : vérifiez-les au moment où vous lisez ces lignes.

En résumé

Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote sont identiques dans les deux éditions. Access est la seule différence qui change réellement votre travail. Publisher n’a jamais différencié Standard de Professionnel Plus et disparaîtra en octobre 2026. Skype Entreprise ne concerne que les organisations équipées d’un serveur dédié. Si vous savez pourquoi vous avez besoin d’Access, choisissez Professionnel Plus ; sinon, Standard fera exactement l’affaire.

En Sur 123 Licence, quelle que soit l’édition choisie, la licence est prévue pour 3 postes, la clé est envoyée par e-mail en quelques minutes et la facture inclut la TVA.