Guías y consejos

Quiere instalar Office en el ordenador fijo del salón, el portátil de la oficina y el equipo de su pareja. Pregunta sencilla, respuesta pocas veces clara: ¿puede una misma clave activar varios PC? Esto es lo que establece una licencia perpetua, lo que cubre una suscripción a Microsoft 365, cómo comprobar concretamente el estado de activación de cada máquina y qué opciones existen cuando hay que equipar tres dispositivos.

La regla básica de una licencia perpetua

Una licencia perpetua es una compra única: paga una vez, el software sigue siendo utilizable y no se desactiva al cabo de un año. Es el modelo de Office 2016, 2019, 2021 y 2024 en versión física o de descarga, y el de Windows en versión Retail.

El principio histórico de este modelo se resume en una frase: una licencia, un dispositivo activo a la vez. Las ediciones para particulares vendidas por Microsoft lo anuncian explícitamente, por ejemplo, «1 PC o Mac» en las páginas de producto de Office Familia 2024. No es un límite técnico arbitrario: el precio mostrado corresponde a un dispositivo, no a un parque de equipos.

La palabra importante es «a la vez». Para una licencia Windows Retail, está previsto transferirla a otra máquina, siempre que la anterior se desactive o quede fuera de servicio. En el caso de una licencia OEM, la que venía preinstalada por el fabricante, la clave está vinculada a la placa base y no está previsto que siga al usuario a un ordenador nuevo. En el caso de Office, las condiciones varían según la edición. Antes de contar con una transferencia, lea los términos del producto exacto que posee: es el único documento válido.

Quédese sobre todo con esto: «licencia perpetua» no significa «licencia ilimitada». Significa «sin fecha de caducidad comercial». El número de dispositivos, por su parte, es una característica distinta del producto, indicada en la ficha.

Por qué persiste la confusión

Dos cosas alimentan la duda. Primero, las gamas tienen nombres engañosamente parecidos: «Office», «Microsoft 365», «Office 365», «Familia», «Profesional»… Dos productos con nombres similares pueden tener reglas de dispositivos radicalmente distintas; una suscripción familiar cubre a varias personas, mientras que una suite perpetua Familia cubre un dispositivo. Además, lo que hace técnicamente la clave y lo que establece la licencia son dos cuestiones distintas: solo cuenta la segunda, y se consulta en la ficha del producto y en los términos del software, no en la pantalla de activación.

Microsoft 365 Familia: varias personas, varios dispositivos, pero una sola suscripción

Es la respuesta oficial de Microsoft a la necesidad de usarlo en varios equipos por parte del público general. Microsoft 365 Familia se puede compartir con otras cinco personas, es decir, seis usuarios en total. Cada una puede instalar las aplicaciones en sus dispositivos y conectarse en cinco dispositivos simultáneamente. Cada miembro dispone de su propia cuenta y su propio almacenamiento de OneDrive, lo que evita mezclar los documentos.

Para una familia repartida entre varios hogares, la flexibilidad es difícil de superar. Pero tiene dos contrapartidas.

Es un alquiler, no una compra. Paga mensual o anualmente, y sigue pagando mientras utilice el servicio. El cálculo no es absurdo si realmente utiliza los servicios asociados: almacenamiento en la nube, aplicaciones móviles completas y actualizaciones continuas de funciones. Lo es más si abre Word dos veces al mes.

Cuando finaliza la suscripción, las aplicaciones pasan a ser de solo lectura. Microsoft lo deja claro: podrá consultar e imprimir sus documentos, pero ya no crearlos ni modificarlos con las aplicaciones instaladas. Sus archivos siguen siendo suyos, pero la herramienta para editarlos deja de funcionar. Esa es la diferencia fundamental con una licencia perpetua, que continúa funcionando sin necesidad de realizar un nuevo pago.

Si prefiere evitar la renovación, las suites perpetuas siguen disponibles: la gama Microsoft Office reúne varias generaciones, con diferencias funcionales reales y distintas fechas de finalización del soporte.

Comprobar el estado de activación de sus equipos

Lo primero que hay que saber: no existe una pantalla universal que muestre «le quedan X activaciones». Sin embargo, puede comprobar el estado exacto de cada equipo, y eso es lo que importa antes de instalarlo en otro lugar.

Para Windows

En Windows 11: Configuración > Sistema > Activación. En Windows 10, la ruta es diferente: Configuración > Actualización y seguridad > Activación. Allí puede comprobar si Windows está activado y mediante qué método: clave de producto, licencia digital o licencia digital vinculada a su cuenta de Microsoft. Esta última mención es valiosa: permite que el solucionador de problemas reactive el sistema después de un cambio de hardware.

En la línea de comandos, una consola abierta como administrador y el comando slmgr /xpr indican si la activación es permanente o tiene una fecha de expiración. El comando slmgr /dli muestra la edición y los últimos caracteres de la clave utilizada (útil para saber qué clave está realmente instalada en un equipo).

Para una suite de Office perpetua

Abra cualquier aplicación y, después, vaya a Archivo > Cuenta. La sección «Información del producto» indica la versión exacta y el estado de activación. Si no aparece «Producto activado» o un banner solicita alguna acción, ahí es donde se ve el problema. Es el método fiable independientemente de la edición instalada.

Para una suscripción a Microsoft 365

Vaya a su cuenta de Microsoft, a la sección Servicios y suscripciones. Allí verá las instalaciones activas y podrá cerrar la sesión de un dispositivo de forma remota, algo útil cuando un portátil antiguo todavía ocupa un lugar.

Un paso de sentido común antes de reinstalar en otro equipo: desactive o desinstale correctamente en el equipo antiguo. Eso evita la mayoría de los bloqueos de activación.

Windows 10, Windows 11: qué es gratis y qué no

Mucha gente confunde «cambiar de versión de Windows» con «comprar una licencia». Dejemos las cosas claras, porque el error sale caro.

Si su PC funciona con un Windows 10 auténtico y activado, la actualización a Windows 11 es gratuita. Microsoft lo indica en su página sobre el fin del soporte: pasar de Windows 10 Home o Pro a la edición equivalente de Windows 11 no cuesta nada, siempre que tenga la versión 22H2 y cumpla los requisitos mínimos de hardware (TPM 2.0, procesador compatible). No se ha anunciado ninguna fecha de finalización para esta gratuidad. Por tanto, no necesita comprar una licencia para dejar Windows 10 en un equipo elegible.

El soporte estándar de Windows 10 terminó el 14 de octubre de 2025. Eso no significa un corte inmediato: el programa para consumidores de actualizaciones de seguridad extendidas (ESU) prolonga la protección de los PC elegibles hasta el 12 de octubre de 2027, con varias modalidades de inscripción. La fecha límite es real, pero está fijada. Compruebe si cumple los requisitos en las páginas oficiales de Microsoft.

También existen casos en los que realmente se compra una licencia: un equipo ensamblado sin sistema operativo, un equipo cuyo hardware no supera la comprobación de compatibilidad y que se sustituye, o la necesidad de la edición Profesional cuando solo está instalada la edición Home. En estas situaciones, la ficha de Windows 11 Profesional detalla lo que anunciamos entregar. Para equipar equipos nuevos tanto en lo relativo al sistema como a la suite ofimática, los packs Windows + Office evitan tener que gestionar dos pedidos por separado.

Las opciones cuando hay que equipar tres equipos

No existe una única respuesta, sino cuatro vías posibles, cada una con su propia lógica.

• Comprar tres licencias para un solo equipo. Es sencillo y no requiere contrato, pero se paga tres veces la tarifa unitaria de venta al público.
• Suscribirse a una suscripción del tipo Microsoft 365 Familia o Business. Se cubren varias personas y varios dispositivos, y se paga mientras se utiliza.
• Recurrir a un programa de licencias por volumen. Estos programas existen, con umbrales variables: Open Value está dirigido a organizaciones que adquieren al menos cinco licencias, con contrato y un distribuidor intermediario, mientras que un Enterprise Agreement está destinado a grandes organizaciones y comienza con varios cientos de equipos.
• Recurrir a un socio CSP. El programa Cloud Solution Provider está disponible sin un umbral mínimo de equipos y no se limita a las suscripciones: la documentación de Partner Center de Microsoft contempla explícitamente la compra de software perpetuo, mediante una compra única. Sin embargo, es necesario recurrir a un socio, con una cuenta de cliente y una relación comercial que establecer.

En otras palabras, existen varias vías legítimas para equipar tres equipos, incluso mediante una compra única. El verdadero criterio de elección no es «cuál existe», sino «cuál se adapta a su situación»: una empresa que ya cuenta con un socio habitual no tomará la misma decisión que un particular que quiere tres instalaciones y una factura.

Lo que anunciamos vender en 123 Licence

Nuestro catálogo está construido en torno al formato de 3 equipos. Esto es exactamente lo que anunciamos, sin extrapolaciones.

• Una licencia anunciada para 3 equipos, para la versión indicada en la ficha del producto.
• Una entrega de la clave por correo electrónico, en unos minutos después del pedido, con las instrucciones de instalación.
• Una factura con IVA, emitida por una empresa francesa, utilizable en contabilidad.
• Un precio de 29,99 € IVA incluido en gran parte del catálogo para 3 equipos, es decir, menos de 10 € por equipo; el precio válido es el que aparece en la ficha.
• Asistencia disponible en caso de dificultades durante la instalación.

Lo que no anunciamos, y debe saber antes de comprar: no prometemos ningún resultado de activación garantizado ni sustituimos el soporte del editor. Si necesita asistencia de Microsoft, debe acudir a Microsoft.

En cuanto a ofimática, la referencia más solicitada para equipar tres máquinas es Office 2024 Professional Plus para 3 PC, que corresponde a la generación más reciente. Una nota sobre las generaciones anteriores: Office 2021 llega al final de su soporte en octubre de 2026, según el ciclo de vida publicado por Microsoft. Seguimos incluyéndolo para las necesidades de compatibilidad con un parque existente, pero no lo recomendamos para una compra nueva actualmente: después de esa fecha, no habrá más actualizaciones de seguridad. Compruebe la fecha exacta en la página oficial del ciclo de vida antes de decidir.

Preste atención también al lado de Apple: las referencias de la gama Office para Mac se venden por dispositivo y no siguen el formato de 3 equipos. El número de dispositivos cubiertos se indica en cada ficha y difiere del de las referencias para Windows.

Comparar las estructuras de costes

Las tarifas cambian demasiado rápido como para fijarlas en un artículo. Por eso, esta tabla compara las estructuras de costes, no los importes: consulte los precios del día en las páginas oficiales y en las fichas de producto en el momento de decidir.

La decisión no debe basarse únicamente en la aritmética. Hágase dos preguntas. ¿Necesita la nube, almacenamiento en línea y aplicaciones móviles completas? Si es así, la suscripción se justifica por sí sola. ¿Solo quiere las aplicaciones ofimáticas instaladas en tres equipos, sin una fecha de renovación? En ese caso, una suite perpetua responde a la necesidad, comprobando dos puntos en la ficha de la edición elegida: la lista exacta de aplicaciones incluidas, ya que no todas las ediciones contienen Outlook, y la fecha de finalización del soporte de la generación elegida.

Preguntas frecuentes

¿Puedo instalar Office en mi PC de sobremesa y en mi portátil con una licencia para un solo equipo?

No, una licencia para un solo equipo está prevista para un dispositivo. Si tiene dos equipos o más, elija desde el principio una fórmula prevista para varios equipos en lugar de intentar ampliar una licencia única: es la causa más habitual de bloqueo de la activación.

¿Qué ocurre si cambio de ordenador?

Depende del tipo de licencia. Una licencia Windows Retail está prevista para transferirse después de desactivar el equipo antiguo; una licencia OEM no lo está. En el caso de Office, consulte las condiciones del producto que posee: los términos de transferencia varían de una edición a otra.

¿Tengo que comprar una licencia para pasar de Windows 10 a Windows 11?

No, si su PC cumple los requisitos. La actualización desde un Windows 10 activado en la versión 22H2 a la edición equivalente de Windows 11 es gratuita, siempre que el hardware cumpla la configuración mínima. La compra de una licencia se aplica a los demás casos: equipo sin sistema operativo, sustitución de un equipo incompatible o cambio a una edición superior.

¿Windows y Office son la misma licencia?

No, son dos productos distintos, con dos claves y dos activaciones. Un PC puede tener Windows perfectamente activado y ningún Office, o al contrario. Esa es la razón de ser de los packs que agrupan ambos.

¿Puedo instalar Visio o Project con mi licencia de Office?

No. Visio y Project no forman parte de ninguna edición de Office y siempre se licencian por separado, incluso en las fórmulas de suscripción. Se incluyen en la gama Visio, Project y Access.

¿Cuánto tardaré en recibir mi clave?

Anunciamos el envío por correo electrónico unos minutos después de validar el pedido, acompañado de la factura con el IVA. Si no recibe nada, compruebe la carpeta de correo no deseado antes de contactar con el servicio de asistencia.