Guías y consejos

¿Duda entre Office 2021 y Office 2024 y quiere saber qué gana realmente al pagar por la versión más reciente? Digámoslo desde el principio: en cuanto a funcionalidades, la diferencia es modesta. Ambas suites se basan en la misma base técnica, generan los mismos archivos y funcionan sin conexión, sin suscripción. La diferencia que realmente importa no es una función, sino una fecha de finalización del soporte.

Las aplicaciones incluidas en cada edición

Antes de comparar las versiones, hay que comparar las ediciones. La palabra «Office» abarca varias combinaciones de aplicaciones, y a menudo ahí es donde se decide realmente la elección.

La tabla siguiente se refiere a las ediciones Professional Plus, las únicas cuyo contenido exacto publica Microsoft.

La única aplicación que desaparece realmente es Publisher. Si la necesita, solo la generación 2021 la incluye, y más adelante veremos por qué no es una buena inversión a largo plazo. Por lo demás, encontrará el mismo conjunto de aplicaciones de una versión a otra: por eso la licencia de Office 2021 Professional Plus para 3 PC sigue siendo perfectamente válida para un uso ofimático clásico.

Una nota sobre Teams, porque la pregunta se repite constantemente. Para Office 2024, Microsoft es claro: la aplicación no viene preinstalada y se descarga por separado. Para Office 2021, la documentación es contradictoria; la página de presentación todavía incluye Teams entre las aplicaciones de la edición Professional Plus, aunque en otro apartado indica que la suite ya no incluye el cliente de Teams, sin fechar el cambio. Por tanto, lo más prudente es no contar con que esté incluido en el paquete e instalarlo aparte en ambos casos.

Si nunca utiliza una base de datos, la edición Standard es suficiente y le evita instalar Access. En la práctica, ofrece la misma base sin Access: la licencia de Office 2024 Standard para 3 PC incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. No obstante, hay una salvedad: Microsoft solo publica de forma explícita el contenido de las ediciones Professional Plus. Si necesita una aplicación concreta, compruebe la ficha del producto antes de hacer el pedido en lugar de fiarse de una regla general.

Hay un punto que conviene recordar porque se repite a menudo: Visio y Project no están incluidos en ninguna edición de Office, ni en 2021 ni en 2024. Son programas que se venden por separado, con su propio año de versión. Si su trabajo depende de ellos, añada una licencia de Visio o Project a su suite de Office.

Las novedades reales de Office 2024

Office 2024 no inventa casi nada. Congela, en una versión que se compra una sola vez, las funciones aparecidas en la modalidad de suscripción entre 2021 y 2024. Es una puesta al día, no una revolución. Y esa puesta al día es muy desigual según la aplicación.

Excel: ahí es donde la mejora es evidente

Excel es la única aplicación en la que la diferencia se nota a diario.

• Catorce nuevas funciones de texto y matrices. Sirven para dividir una cadena de caracteres, apilar varios rangos, cambiar el tamaño o extraer columnas sin recurrir a fórmulas interminables. En un Excel en francés, se denominan, entre otras, FRACTIONNER.TEXTE (TEXTSPLIT en inglés), TEXTE.AVANT, TEXTE.APRES y ASSEMB.V.
• LAMBDA. Puede crear su propia función reutilizable en lugar de copiar la misma fórmula en diez libros.
• La función IMAGE. Una imagen se coloca en la propia celda, en lugar de quedar flotando sobre la cuadrícula. Por tanto, sigue los ordenamientos y los filtros.
• Los gráficos dinámicos. Un gráfico vinculado a una tabla dinámica se actualiza cuando cambia el número de filas, sin tener que redefinir el rango manualmente.
• El bloqueo predeterminado de los complementos XLL descargados de Internet, para limitar un vector de ataque conocido.

Word: muy pocas novedades

Word 2024 incorpora la reapertura automática de documentos después de un cierre inesperado, compatibilidad con el formato OpenDocument 1.4 y el nuevo tema visual de la suite. Sinceramente, es poca cosa. Si solo utiliza Office para redactar cartas e informes, no cuente con que Word justifique el cambio.

PowerPoint: útil si graba sus presentaciones

PowerPoint 2024 permite insertar una transmisión de cámara en directo en una diapositiva, grabar una presentación o una diapositiva independiente con voz e imagen, añadir subtítulos a un vídeo insertado y aplicar un zoom de hasta el 400 % durante la presentación. Para formación o contenido grabado, es una ventaja real. Para una reunión en una sala, no cambiará nada.

En toda la suite

Una cinta de Accesibilidad reúne en un mismo lugar las correcciones de los problemas más frecuentes, y la interfaz adopta una paleta renovada. Una vez más, es una cuestión de comodidad.

Un punto que conviene aclarar de inmediato: no espere encontrar un asistente de inteligencia artificial ni en Office 2021 ni en Office 2024. Para las ediciones Professional Plus y Standard, Microsoft deja claro que estas versiones no tienen acceso a las funciones conectadas a la nube, ni a la coedición en tiempo real, ni a la automatización mediante IA. Copilot no forma parte de ellas. Si eso es lo que busca, debe considerar los planes de suscripción, no las versiones que se compran una sola vez.

Las funciones retiradas o trasladadas

Una actualización de versión también elimina algunas cosas. Consulte esta lista antes de dar el cambio.

• Publisher ya no se incluye con Office 2024. Microsoft lo retiró porque el propio software dejará de recibir soporte después de octubre de 2026. En la práctica, si compra Office 2021 por Publisher, está comprando un aplazamiento que termina en la misma fecha, no una solución.
• «Publicar en Power BI» desaparece de Excel 2024. La función pasa al servicio Power BI, que ahora importa los libros desde OneDrive o SharePoint. Los libros que ya se hayan cargado siguen pudiéndose descargar.
• Los controles ActiveX están desactivados de forma predeterminada en Office 2024. Es el cambio con más probabilidades de causar problemas. Es posible que un libro de trabajo antiguo con formularios ActiveX ya no se comporte como antes. El ajuste se puede volver a activar, pero debe saberlo antes de migrar.
• Teams no viene preinstalado. Se descarga por separado.

Los requisitos del sistema

En cuanto al hardware, las dos versiones exigen exactamente lo mismo: un procesador de doble núcleo a 1,1 GHz, 4 GB de memoria RAM, 4 GB de espacio en disco en Windows y una pantalla de 1280 x 768. Ambas existen en versiones de 32 y 64 bits; se recomienda la de 64 bits a partir de 4 GB de memoria y es necesaria para una pantalla 4K. En otras palabras, si su PC puede ejecutar Office 2021, podrá ejecutar Office 2024.

En cuanto al sistema operativo, al contrario de lo que se suele leer, tampoco hay una diferencia notable entre las dos versiones. Para las ediciones Professional Plus y Standard, Microsoft documenta la misma lista de sistemas compatibles: Windows 11, Windows 11 LTSC 2024, Windows 10 LTSC 2021, Windows 10 LTSC 2019, Windows Server 2025 y Windows Server 2022. Solo hay una diferencia, y favorece a la versión antigua: la generación de 2021 también admite Windows Server 2019. Tenga en cuenta que esta lista no menciona Windows 10 Home ni Windows 10 Pro (para un equipo habitual, aparece Windows 11).

Lo que nos lleva a la cuestión del sistema. El soporte estándar de Windows 10 terminó el 14 de octubre de 2025. Desde entonces, solo los equipos con la versión 22H2 inscritos en el programa de actualizaciones de seguridad extendidas, ESU, siguen recibiendo correcciones (un programa para consumidores que Microsoft ha prolongado hasta el 12 de octubre de 2027). Es un aplazamiento, no un destino: si su equipo todavía usa Windows 10, la cuestión del sistema se plantea antes que la de la suite ofimática, y una licencia de Windows 11 Profesional para 3 PC devuelve el equipo a una base con soporte.

En Mac, las gamas son distintas y no se comparan directamente con las versiones de Windows. Primero, reserve 10 GB de espacio en disco, no 4 GB como en Windows. Compruebe también su versión de macOS: Microsoft solo admite las tres más recientes. Por último, en cuanto al catálogo, 123 Licence anuncia la suite Office 2021 Hogar y Empresas para Mac para un solo Mac, a un precio diferente del de las referencias de Windows citadas anteriormente, que se anuncian para tres equipos.

La duración del soporte de cada versión

Este es el único punto en el que la diferencia es clara, y es el que debería decidir por usted.

Importante: para las ediciones Professional Plus y Standard, Microsoft aplica cinco años de soporte estándar sin un periodo de soporte extendido posterior. Por tanto, no habrá una ampliación para Office 2021 después de octubre de 2026. La versión para el público general de Office 2024 está sujeta a otra política de ciclo de vida, pero Microsoft confirma la misma fecha límite del 9 de octubre de 2029.

¿Qué ocurre en esa fecha? El software no se detiene. Sus documentos siguen pudiéndose abrir, sus licencias siguen siendo válidas y Word continúa iniciándose. Lo que se detiene son las actualizaciones de seguridad. Una vulnerabilidad descubierta después de esa fecha ya no se corregirá. Para un software que abre a diario archivos recibidos del exterior, no es un detalle teórico.

Por tanto, el calendario marca una diferencia mucho más clara que las funciones de Excel: al comprar, la licencia Office 2024 Professional Plus para 3 PC le cubre tres años más que una de 2021. El ciclo de vida exacto sigue pudiéndose consultar en el sitio de Microsoft, que es la referencia oficial.

El caso de los archivos compartidos con otras versiones

La buena noticia inicial es que los formatos no cambian. Un .docx, .xlsx o .pptx creado con Office 2024 se abre en Office 2021, 2019 y 2016. Ambas suites comparten incluso el número de versión principal 16.0, lo que explica que la mayoría de los complementos compatibles con 2021 también funcionen en 2024.

Quedan cuatro fricciones concretas, que afectan sobre todo a los entornos en los que conviven varias versiones.

• Las nuevas funciones de Excel no se traducen. Un libro que utilice LAMBDA o una de las nuevas funciones de matrices se abrirá sin problemas en Excel 2021, pero las fórmulas afectadas se reescribirán con un prefijo técnico (verá aparecer _xlfn.LAMBDA en la barra de fórmulas) y devolverán el error #¿NOMBRE?. Si intercambia plantillas de cálculo con colegas que siguen usando 2021, limítese a las funciones comunes.
• El formato OpenDocument pasa a la versión 1.4. Office 2024 guarda de forma predeterminada en esta versión. Los archivos más antiguos siguen abriéndose, pero se vuelven a guardar en 1.4. Si trabaja con archivos .odt o .ods y colaboradores que utilizan otra suite, haga una prueba antes de generalizar el cambio.
• Los archivos .pub dejan de poder leerse. Sin Publisher, Office 2024 no los abre en absoluto. Si tiene muchos, expórtelos a PDF mientras todavía disponga de un equipo con Office 2021.
• Los libros con controles ActiveX pueden comportarse de forma diferente, ya que estos controles están desactivados de forma predeterminada.

La regla de sentido común en una pequeña organización: que todos usen la misma edición por año.

Cuál elegir según el uso

Compra para un equipo nuevo o una reinstalación. Elija Office 2024. Nada justifica empezar hoy con una versión cuyo soporte termina el 13 de octubre de 2026.

Ya usa Office 2021 y todo funciona. Nada le obliga a cambiar de inmediato, pero plantéese la cuestión de la seguridad al acercarse octubre de 2026. Si el equipo se utiliza profesionalmente y recibe archivos adjuntos, la actualización está justificada. Si es un ordenador familiar sin conexión, la urgencia es menor.

Vive en Excel. Es el único perfil para el que Office 2024 se justifica por sus funciones, independientemente de las fechas. LAMBDA y las funciones de matrices cambian realmente la forma de crear un modelo.

Necesita Access. Necesita una edición Professional Plus. La edición Standard no lo incluye.

Depende de Publisher o de macros ActiveX antiguas. Es el único caso en el que seguir con 2021 está justificado, y aun así: solo mientras prepara la transición. Publisher dejará de recibir soporte después de octubre de 2026 de todos modos.

En resumen: no cambie de versión por las novedades; no lo merecen si no es un usuario avanzado de Excel. Cámbiese por el periodo de soporte, que sí es medible y se cierra en octubre de 2026 para la generación 2021.

En 123 Licence, las ediciones Office 2024 Professional Plus, Office 2024 Standard y Office 2021 Professional Plus se anuncian para tres equipos y se ofrecen a 29,99 € IVA incluido, es decir, menos de 10 € por equipo. La clave se envía por correo electrónico en unos minutos después de realizar el pedido, junto con una factura con el IVA desglosado. Hay asistencia disponible en caso de dificultades durante la instalación.