Anleitungen und Tipps

Wenn zwei Office-Lizenzen nebeneinander angezeigt werden, sagt die Bezeichnung „Standard“ oder „Professional Plus“ allein nicht viel aus. Die kurze Antwort besteht dennoch aus einem Wort: Access. Der Rest (Publisher, Skype for Business) ist entweder aus der Suite verschwunden oder kein Entscheidungskriterium mehr. Hier erfahren Sie genau, was jede Edition enthält, was Microsoft tatsächlich dokumentiert und wie Sie feststellen, welche Edition für Sie infrage kommt.

Ein Begriffshinweis, bevor wir ins Detail gehen. „Standard“ und „Professional Plus“ sind Bezeichnungen für professionelle Office-Editionen und dürfen nicht mit den Endverbraucher-Editionen „Home“ oder „Home and Student“ verwechselt werden, die einer ganz anderen Zusammenstellungslogik folgen. In der Microsoft-Dokumentation werden die Jahrgänge 2021 und 2024 unter den Bezeichnungen Office LTSC 2021 und Office LTSC 2024 geführt: Diesen Begriffen werden Sie begegnen, wenn Sie die Angaben in der Quelle überprüfen.

Die gemeinsame Grundlage: Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Beginnen wir mit dem Wichtigsten, denn genau das suchen die meisten Menschen in Wirklichkeit: Word, Excel, PowerPoint und Outlook sind in beiden Editionen enthalten. Ohne Ausnahme, unabhängig vom Jahr der Version. Auch OneNote ist in seiner Desktopversion enthalten.

Ein Punkt wird häufig missverstanden: Standard ist keine abgespeckte oder eingeschränkte Version von Word und Excel. Es handelt sich exakt um dieselben Anwendungen – mit denselben Funktionen, denselben Dateiformaten und denselben Möglichkeiten für VBA-Makros. Eine unter Professional Plus erstellte Excel-Arbeitsmappe lässt sich unter Standard identisch öffnen. PivotTables, Power Query, der Word-Seriendruck, Outlook-Regeln und die bedingte Formatierung: All das ist in beiden Editionen enthalten.

Anders gesagt: Wenn Ihre Nutzung sich darauf beschränkt, Dokumente zu verfassen, Tabellen zu führen, Präsentationen zu erstellen und Ihre E-Mails zu verwalten, können beide Editionen genau dasselbe. Die Entscheidung fällt nicht in diesem Bereich.

Was Professional Plus zusätzlich bietet

Der Unterschied betrifft zusätzliche Programme, nicht den Funktionsumfang der gemeinsamen Programme. Und diese Liste ist von einer Generation zur nächsten kürzer geworden.

Eine ehrliche Anmerkung vor der Tabelle. Microsoft veröffentlicht die detaillierte Zusammensetzung der Edition Professional Plus – und nur dieser Edition: Eine entsprechende Seite für Standard gibt es nicht. Die folgenden Spalten „Pro Plus“ sind daher direkt durch Microsoft belegt; die Spalten „Standard“ rekonstruieren, was in den Produktbeschreibungen durchgehend berichtet wird und stets auf dieselbe Regel hinausläuft: Standard ist Professional Plus ohne Access.

Lesen Sie diese Tabelle Zeile für Zeile statt Spalte für Spalte, und die Schlussfolgerung springt sofort ins Auge: Access ist in allen drei Generationen die einzige Zeile, die Standard von Professional Plus unterscheidet. Publisher hingegen hat die beiden Editionen nie voneinander abgegrenzt: Es ist sowohl 2019 als auch 2021 in beiden enthalten und 2024 in keiner der beiden. Es ist daher zu keinem Zeitpunkt ein Argument für ein Upgrade auf eine höhere Edition.

Dann bleibt Skype for Business als zweiter Unterschied auf dem Papier, der jedoch immer weniger relevant ist. Microsoft schreibt, dass „Office LTSC Professional Plus 2024 Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word umfasst“, und weist darauf hin, dass Skype for Business während des Installationsprogramms lediglich als optionale Installation angeboten wird. Mit anderen Worten: Im Jahr 2024 wird diese Komponente nicht einmal mehr standardmäßig auf dem Gerät installiert, auch nicht in Professional Plus. Weiter unten erklären wir, warum sie bei keiner Kaufentscheidung eine Rolle spielen sollte. Was Publisher betrifft, ist es aus der Suite 2024 verschwunden, und Microsoft nennt dafür ganz unverblümt den Grund: Das Produkt wird eingestellt.

Bei 123 Licence werden Office 2024 Standard und Office 2024 Professional Plus zum gleichen Preis angeboten: 29,99 € inklusive Mehrwertsteuer für eine Lizenz für 3 Geräte, also weniger als 10 € pro Gerät. Die Frage ist daher keine Budgetfrage, sondern ob Sie Access benötigen.

Wofür Access tatsächlich verwendet wird

Access ist der einzige wirklich entscheidende Faktor bei der Wahl, deshalb erklären wir ihn ausführlich.

Access ist ein Desktop-Datenbankverwaltungssystem. Es speichert Daten in einer einzigen Datei (.accdb) und ermöglicht Ihnen, darauf aufbauend eine kleine Anwendung zu erstellen: miteinander verknüpfte Tabellen, Abfragen zum Auswerten und Verknüpfen der Daten, Formulare zur Eingabe mit kontrollierten Feldern und druckfertig formatierte Berichte.

Der Unterschied zu Excel hat, anders als häufig zu lesen ist, nichts mit der Dateigröße zu tun. Er ist struktureller Natur. In Excel ist jede Zeile unabhängig, und nichts hindert Sie daran, in drei verschiedenen Zeilen „Dupont“, „DUPONT“ und „Dupond“ einzugeben. In Access existiert der Kunde nur einmal in einer Tabelle „Kunden“, und jede Bestellung verweist auf ihn. Wenn Sie den Namen korrigieren, wird er überall korrigiert. Sie können außerdem inkonsistente Eingaben verhindern, ein Format vorgeben und die Löschung eines Kunden mit laufenden Bestellungen unterbinden.

Die Fälle, in denen Access das richtige Werkzeug ist, lassen sich recht klar erkennen: eine Mitgliederdatei mit Beitragsverlauf, eine Lagerverwaltung mit Ein- und Ausgängen, eine Bestandsübersicht der Betriebsmittel, ein Einsatzprotokoll oder eine Dokumentationsdatenbank für die Werkstatt. Kurz gesagt: sobald Sie mehrere miteinander verknüpfte Objekttypen und wiederholte Eingaben über einen längeren Zeitraum haben.

Auch seine Einschränkungen sollte man kennen. Eine Access-Datei ist auf 2 GB begrenzt. Die gemeinsame Nutzung durch mehrere Personen erfolgt über eine Datei in einem Netzwerkordner, was bei mehr als einigen gleichzeitig arbeitenden Benutzern problematisch werden kann.

Und Access gibt es nicht für macOS: Microsoft weist in seiner Dokumentation ausdrücklich darauf hin. Wenn Sie auf einem Mac arbeiten, stellt sich die Frage Standard oder Professional Plus daher nicht, und keine Office-Edition für Mac bietet Ihnen Access. Sie müssen die Lösung anderswo suchen – bei einer Mac-Datenbanksoftware, einem Online-Verwaltungstool oder einem Windows-Computer. Für den übrigen Teil der Office-Suite sind die Mac-Editionen hingegen in Office für Mac zusammengefasst.

Noch ein nützlicher Hinweis: Wenn Sie lediglich eine von jemand anderem entwickelte Access-Datenbank verwenden möchten, ohne sie zu ändern, stellt Microsoft kostenlos eine Access-Laufzeitumgebung (Access Runtime) bereit. Damit lässt sich die Anwendung öffnen und ausführen, aber keine neue Anwendung entwickeln. Für viele Arbeitsplätze in Unternehmen ist das völlig ausreichend.

Publisher: Wofür es dient und warum Sie jetzt handeln müssen

Publisher ist ein Einsteigerprogramm für Desktop-Publishing. Während Word mit einem fortlaufenden Textfluss arbeitet, ordnet Publisher frei positionierbare Blöcke auf der Seite an. Es wurde für Flyer, Broschüren, Vereinsrundschreiben, Visitenkarten und Einladungen verwendet – für alles, was ein millimetergenaues Layout erfordert, statt eines Dokuments, das sich einfach fortlaufend aufbaut.

Sein Schicksal ist besiegelt, und der Termin rückt näher. Microsoft weist darauf hin, dass Publisher nach Oktober 2026 nicht mehr unterstützt wird, und nennt für Microsoft-365-Abonnenten sogar einen früheren Termin: Ab dem 1. Oktober 2026 wird Publisher ihre .pub-Dateien nicht mehr öffnen. Microsoft fordert sie ausdrücklich auf, ihre vorhandenen Dateien vor diesem Datum zu konvertieren. Wir haben August 2026: Es bleiben nur noch wenige Wochen.

Nebenbei räumen wir mit einem weitverbreiteten Irrtum auf: Eine .pub-Datei ist nicht überall sonst unlesbar. LibreOffice Draw kann sie kostenlos unter Windows, macOS und Linux importieren – dank der aus dem Document-Liberation-Projekt stammenden libmspub-Engine. Bei komplexen Layouts verschlechtert sich die Darstellung jedoch (verschobene Blöcke, ersetzte Schriftarten). Nur Publisher gibt eine .pub-Datei originalgetreu wieder. Die richtige Methode bleibt daher die von Microsoft empfohlene: Alles, was lediglich angezeigt oder erneut gedruckt werden soll, als PDF exportieren; Inhalte, die bearbeitbar bleiben müssen, in Word zurückkonvertieren und dabei Abweichungen beim Layout akzeptieren; wiederkehrende Vorlagen in einem zukunftssicheren DTP-Programm neu erstellen.

Direkte Konsequenz für Ihren Kauf: Kaufen Sie keine Professional-Plus-Edition für Publisher. Zum einen ist Publisher auch in den Standard-Editionen 2019 und 2021 enthalten, zum anderen nähert er sich seinem Ende.

Skype Business und sein Status

Skype for Business (Skype Entreprise) erscheint weiterhin in der Liste der Anwendungen von Professional Plus. Man sollte sich jedoch nicht über seine Bedeutung täuschen: Es hat nichts mit dem Skype für Privatnutzer zu tun. Es handelt sich um einen Client für Instant Messaging, Anrufe und Besprechungen, der für Unternehmen bestimmt ist, die intern einen Skype-for-Business-Server betreiben.

Sein heutiger Status lässt sich schnell zusammenfassen. Der von Microsoft gehostete Dienst Skype for Business Online wurde am 31. Juli 2021 eingestellt und durch Teams ersetzt. Auf lokal installierten Servern endete der erweiterte Support für Skype for Business Server 2019 selbst im Oktober 2025; weiterhin gepflegt wird nur eine Abonnementversion – für Organisationen, die ihre Migration zu Teams noch nicht abgeschlossen haben. Und in Office 2024 wird der Client nicht mehr automatisch installiert, sondern während der Installation optional angeboten.

Anders gesagt: Für Privatpersonen, Selbstständige oder Kleinstunternehmen ist diese Komponente nutzlos. Sie darf Ihre Kaufentscheidung niemals beeinflussen.

Wer Professional Plus benötigt

Wählen Sie Professional Plus, wenn einer dieser Fälle auf Sie zutrifft:

• Sie müssen eine bestehende Access-Datenbank öffnen oder weiterentwickeln, die oft von einem früheren Kollegen oder Dienstleister übernommen wurde.
• Sie verwalten eine Datei mit Kunden, Mitgliedern, Patienten oder Lieferanten einschließlich Verlauf, und Ihre Excel-Arbeitsmappe wird unhandhabbar: Duplikate, fehlerhafte Formeln, doppelte Tabellenblätter.
• Sie verwalten einen Lagerbestand, einen IT-Bestand oder einen Einsatzplan, in den mehrere Personen täglich Daten eingeben.
• Sie müssen aus Daten saubere Ausdrucke erstellen: Mahnungen, Lieferscheine, gefilterte Listen und formatierte Übersichten.
• Sie sind Ausbilder, Student oder Teilnehmer an einer Zertifizierung für Bürosoftware, deren Lehrplan Access umfasst.

In diesen Fällen ist die Version Office 2024 Professional Plus die richtige Wahl – aus den weiter unten erläuterten Gründen bezüglich des Zeitplans.

Wer darauf verzichten kann

Ehrlich gesagt: die große Mehrheit der Nutzer. Wenn Sie vor dem Lesen dieses Artikels nicht wussten, was Access ist, brauchen Sie es nicht.

Excel deckt die meisten „Listen“-Anwendungen sehr gut ab: eine Übersicht, ein Dashboard, ein Budget oder ein einfaches Inventar. Die theoretische Grenze liegt bei 1.048.576 Zeilen pro Blatt – ein Wert, den die meisten Tätigkeiten nie erreichen. Und wenn die Anforderungen über Excel hinausgehen, ist die moderne Antwort nur selten Access: Häufiger handelt es sich um eine branchenspezifische Software, ein Online-Verwaltungstool oder eine echte Serverdatenbank.

Standard ist daher geeignet, wenn sich Ihre Arbeit um Dokumente, Tabellen, Präsentationen und E-Mail dreht – also um die überwältigende Mehrheit der Büroarbeitsplätze. Die Installation ist außerdem etwas schlanker, da weniger Komponenten auf dem Rechner installiert werden.

Die Wahl je nach Beruf

Ein paar konkrete Anhaltspunkte, um schnell eine Entscheidung zu treffen.

• Studierende, private Nutzung, administrative Telearbeit: Standard reicht vollkommen aus. Word, Excel, PowerPoint und Outlook decken alle Anforderungen ab.
• Handwerker, Händler, Selbstständige: In den meisten Fällen Standard. Angebote und Rechnungen werden mit Word oder einer speziellen Fakturierungssoftware erstellt, nicht mit Access.
• Buchhaltung, Controlling, Analyse: Standard reicht aus, wenn Sie vollständig mit Excel arbeiten. Professional Plus wird nützlich, sobald Sie regelmäßig umfangreiche Exporte verarbeiten und miteinander abgleichen.
• Verein, Klub, ehrenamtliche Hausverwaltung: Professional Plus ist häufig sinnvoll, weil die Verwaltung von Mitgliedern und Beiträgen über längere Zeit genau das Einsatzgebiet von Access ist.
• IT-Support, Systemadministration, technisches Büro: Professional Plus. Sie werden auf Access-Datenbanken stoßen, und sei es nur auf die anderer.
• Grafik, Kommunikation, Layout: Keine der beiden Editionen wird das Problem lösen. Publisher wird im Oktober 2026 eingestellt, und ein spezielles Desktop-Publishing-Programm ist ohnehin besser geeignet.

2021 oder 2024: die Frage der Version

Die Wahl des Jahrgangs ist heute ebenso wichtig wie die Wahl der Edition und nicht mehr wirklich offen. Office 2021 erreicht am 13. Oktober 2026 das Supportende: Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Textes, im August 2026, sind es weniger als zwei Monate. Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr. Die Programme werden weiterhin geöffnet und funktionieren, aber Sie würden eine Generation kaufen, die bereits am Ende ihres Lebenszyklus steht. Bei Office 2019 ist das seit dem 14. Oktober 2025 der Fall.

Wenn Sie für die kommenden Jahre kaufen, ist die Generation 2024 daher die Standardwahl: Microsoft kündigt an, sie bis Oktober 2029 zu unterstützen. Sie finden beide Editionen in der Kollektion Microsoft Office 2024. Eine Edition aus dem Jahr 2021 ist nur noch in einem bestimmten Fall gerechtfertigt: wenn die Kompatibilität mit einem bestehenden Rechner oder einer vorhandenen Anwendung bereits geprüft wurde und diese Version zwingend erfordert. Office 2021 Professional Plus ist dann weiterhin verfügbar, aber kaufen Sie es im Bewusstsein des bevorstehenden Supportendes. Diese Lebenszyklusdaten werden von Microsoft veröffentlicht und sind maßgeblich: Prüfen Sie sie zu dem Zeitpunkt, an dem Sie diese Zeilen lesen.

Zusammenfassung

Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote sind in beiden Editionen identisch. Access ist der einzige Unterschied, der für Ihre Arbeit eine Rolle spielt. Publisher hat Standard nie von Professional Plus unterschieden und wird im Oktober 2026 eingestellt. Skype for Business betrifft nur Organisationen mit einem eigenen Server. Wenn Sie wissen, warum Sie Access benötigen, wählen Sie Professional Plus; andernfalls erledigt Standard genau dieselbe Arbeit.

Bei 123 Licence umfasst die Lizenz unabhängig von der gewählten Edition drei Arbeitsplätze. Der Schlüssel wird innerhalb weniger Minuten per E-Mail versendet, und die Rechnung weist die Mehrwertsteuer aus.